Nasz wniosek o dofinansowanie dla projektu polegającego na realizacji e-usług w Podkowie Leśnej został pomyślnie rozpatrzony. Poziom dofinansowania to 1 105 000 zł. Wartość projektu – 1 382 760 zł.

Realizacja projektu umożliwi:

• bardziej elastyczną formę kontaktu między mieszkańcem a urzędem,
• umożliwienie dokonania każdego rodzaju płatności,
• usprawnienie konsultacji społecznych i ankietowania,
• e-cmentarz,
• zarządzanie ofertą kulturalną miasta,
• wprowadzenie rejestrów elektronicznych, w tym np. dla małej architektury, inwestycji liniowych (np. lampy) czy inwentaryzacji drzew,
• moduł raportowania.

Mieszkańcy będą korzystali z systemu dwoma kanałami: poprzez stronę internetową oraz aplikacje mobilne. Aplikacja mobilna posiadać będzie częściową funkcjonalność głównego systemu. Opcje takie jak: wysyłanie pism zintegrowanych z ePUAPem czy opłacanie i podgląd podatków nie będzie możliwe za pomocą aplikacji. Strona internetowa zostanie przystosowana do działania na urządzeniach z ekranami o różnych rozmiarach (komputery stacjonarne, laptopy, tablety, smartfony), posiadających klawiaturę lub ekran dotykowy. Aplikacje będą dostępne dla najpopularniejszych platform używanych w Polsce, czyli Android i iOS.

Uruchomienie systemu będzie ukłonem w kierunku klientów urzędu, którzy nie mają możliwości pojawienia się osobiście celem załatwienia danej sprawy. Naszym zdaniem znaczna część załatwianych spraw nie wymaga osobistego stawiennictwa (oczywiście poza odbiorem dokumentów jak np. dowód osobisty, czy karta mieszkańca). Z drugiej strony wierzymy, że nowy system umożliwi urzędnikom sprawniejszą realizację spraw mieszkańców, jak również dostarczy istotnych danych z obszaru informacji zarządczej do wsparcia procesów decyzyjnych.

Jakie e-usługi zamierzamy wdrożyć?

Pierwszą zmianą będzie rozszerzony panel mieszkańca, który będzie przede wszystkim podstawową platformą komunikacyjną między mieszkańcem a urzędnikiem. Oprócz standardowych funkcji, takich jak dokonywanie płatności za wodę czy śmieci, możliwe będzie dokonywanie płatności z pozostałych tytułów, jak podatek od nieruchomości, czy opłaty za najem nieruchomości miejskich. Najważniejszą funkcją będzie jednak spersonalizowany system komunikacji. Mieszkaniec wszczynając daną sprawę (np. składając elektronicznie dokumenty do wyrobienia karty mieszkańca), wyrażając wcześniej zgodę na komunikację elektroniczną, otrzyma wiadomość w aplikacji zainstalowanej na telefonie o możliwości odbioru karty. Tego typu wiadomości chcemy wykorzystać dla wszystkich spraw załatwianych elektronicznie – w momencie realizacji projektu katalog tematów  będzie sukcesywnie powiększany.

Drugą, istotną funkcją projektu, będzie możliwość elektronicznego dokonywania konsultacji społecznych. Stworzenie zaawansowanego mechanizmu ankietyzacji umożliwi poznanie zdania mieszkańców przy każdej nawet najmniejszej inwestycji lub inicjatywie urzędu. Obecnie, przy najistotniejszych sprawach, organizowane są spotkania z mieszkańcami, które angażują znaczną ilość czasu, a nie zawsze termin spotkań z mieszkańcami pasuje każdemu. Dzięki nowemu systemowi pojawi się możliwość przedstawienia stanowiska każdego mieszkańca elektronicznej – bez konieczności obecności fizycznej na spotkaniu. Możliwość rozbudowanej ankietyzacji, która umożliwi prowadzenie konsultacji społecznych przy każdym temacie, pozwoli na szerszy wymiar partycypacji społecznej w zarządzaniu miastem. Oczywiście moduł ankietowy będzie  miał odpowiednie zabezpieczenia uniemożliwiające jednemu mieszkańcowi oddawanie więcej niż jednego głosu – dzięki temu poznamy prawdziwe preferencje inwestycyjne podkowian, a nie preferencji „grupy niezadowolonych”, która czasem próbuje narzucić większości swoje wizje.

Jedną z ciekawszych informacji będzie tzw. e-cmentarz, czyli narzędzie, które umożliwi lokalizację grobów, krótkie metryczki dot. pochowanych osób oraz wizualizacje graficzną (zdjęcia nagrobków z poziomu ziemi oraz drona). Ponadto system będzie wyznaczał drogę od wejścia na cmentarz do danej kwatery. Narzędzie takie umożliwi szybkie wyszukiwanie grobów, które będzie dedykowane nie tylko podkowianom, ale bliższym i dalszym rodzinom osób zmarłych i pochowanych na cmentarzu.

System umożliwi również zarządzanie wydarzeniami kulturalnymi. Otrzymają Państwo możliwość rejestrowania się na wydarzenia kulturalne, realizowane przez urząd, CKIiO czy bibliotekę, w tym również dokonywanie rezerwacji i płatności na wydarzenia realizowane odpłatnie. Moduł ten umożliwi przede wszystkim lepsze zarządzanie miejscami na imprezach zamkniętych. Dzięki systemowi, znacznie łatwiejsze będzie zarządzanie takimi wydarzeniami.

Kolejną funkcją systemu będzie wsparcie urzędnika – dzięki e-usługom będziemy mogli zintegrować szereg baz danych do baz danych relacyjnych REST. Unikniemy w ten sposób problemów dublowaniem lub nakładaniem się informacji z różnych źródeł (obecnie spora część rejestrów prowadzona jest w Excelu), zaś pozyskane z bazy informacje będą wiarygodne i ostateczne. Elementy bazy danych będą miały znaczniki geolokalizacyjne, co umożliwi nanoszenie na mapy różnego typu małych obiektów, jak np. lampy oświetleniowe, kosze na śmieci, ławki, czy nawet inwentaryzację drzew z naniesieniem wszystkich obiektów na mapę.

Z bazą danych powiązana będzie ostatnia e-usługa – raportowanie. Opracowany zostanie generator wyszukiwania, który umożliwi przygotowywanie danych pod kątem raportów oraz pełniejszego informowania mieszkańców. Nie jest wykluczone, iż podstawowe zapytania zostaną udostępnione przez stronę WWW dla mieszkańców. Niemniej jednak kluczowe tutaj będzie zachowanie anonimizacji danych oraz zgodność z polityką prywatności (RODO).

Materiał informacyjny przygotował M.Bzdyra (UM)